FONCTIONNEMENT DE L'USGT

Services de Gestion du Domaine des Grandes Terres

L’Union des Syndicats des Grandes Terres (USGT) est issue d’une Association Syndicale Libre voulue par le législateur et le concepteur. Elle précède la construction du grand ensemble immobilier et unit entre eux les 9 syndicats de copropriétaires par des liens juridiques et structurels.

Les 3 500 résidents représentent une taille comparable à une petite ville de province. Cette communauté est importante pour la ville de Marly le Roi.

A l’instar du côté novateur du programme immobilier, la gestion des 9 syndicats est aussi originale : depuis 1962, ils sont coopératifs, c’est-à-dire en gestion directe, sans syndic professionnel.

Grâce à leur organisation en Union, les squares regroupent l’ensemble de leurs moyens, dans l’objectif d’assurer au Domaine des Grandes Terres une évolution cohérente, en :

maintenant une harmonie générale du Domaine des Grandes Terres (bâtiments et espaces verts),
partageant les équipements et les services communs,
conservant à tous les résidents, avantages et jouissance de la copropriété telle qu’elle a été créée.

L’organisation de l’Union des Syndicats des Grandes Terres est en ordre de marche et son fonctionnement très « huilé ». La capitalisation des 60 ans d’expérience et l’apport, ces dernières années, des responsables ont permis de constituer un ensemble très opérationnel aux compétences multiples. On retrouve une culture d’organisation proche de l’entreprise privée avec du personnel impliqué et compétent.

Les bâtiments sont âgés de 60 ans et en excellent état de conservation grâce à des travaux de rénovation, régulièrement entrepris, s’ajoutant aux travaux de grosse maintenance structurés en plan pluriannuel.

L’Union des Syndicats des Grandes Terres assure la bonne gestion du Domaine des Grandes Terres afin de satisfaire les copropriétaires. Elle comprend 9 syndicats coopératifs de copropriétaires. Les 9 syndicats représentent 1 470 appartements en habitat collectif privé.

Les syndicats
L’ensemble des copropriétaires d’une copropriété constitue un syndicat. Chacun d’eux est organisé selon la loi du 10 juillet 1965 portant statut sur la copropriété des immeubles bâtis, sur laquelle repose le Règlement de copropriété.
Le Syndic est le responsable juridique, civil et pénal du syndicat. Dans le cadre d’un syndicat coopératif, c’est un copropriétaire bénévole élu qui est syndic et président du conseil syndical : la loi le désigne sous le nom de Président Syndic du Syndicat.
Syndics professionnels ou Présidents Syndics ont les mêmes missions à savoir d’organiser la levée des provisions de charges, d’entretenir la copropriété, de payer les factures, de rendre compte de ses actions, de présenter l’arrêté des comptes de l’année écoulée et de proposer le budget de l’année à venir.
L’Assemblée Générale est l’instance délibérante du syndicat. Elle vote les décisions relevant de sa compétence. Le Syndic y convoque tous les copropriétaires une fois l’an. Les décisions de l’Assemblée Générale sont mises à exécution par le Syndic au cours de l’exercice qui suit.

L’Union
Elle est régie par ses propres statuts. Les 9 Présidents Syndics sont membres de droit de l’Assemblée Générale de l’Union qui est l’instance délibérative des missions propres à l’Union. Ils élisent parmi eux le Président de l’Union.
Dans l’organisation mise en place au Domaine des Grandes Terres et tout en gardant leur responsabilité juridique, civile et pénale, les Présidents Syndics délèguent l’ensemble de leurs missions au Président de l’Union (copropriétaire bénévole élu) par l’intermédiaire d’une convention signée par chaque syndicat et entérinée en Assemblée Générale de Syndicat.

Le Président de l’Union est le responsable juridique, civil et pénal de l’Union. Il dispose de pouvoirs étendus et est le mandataire social de l’ensemble du personnel recruté pour remplir les missions propres de l’Union, mais aussi celles déléguées par les Présidents Syndics, chacun pour leur syndicat.
Sur proposition conjointe du Président et des Vice-Présidents, l’Assemblée Générale de l’Union peut nommer un directeur des services de gestion salarié, pour seconder le Président de l’Union.

Le Directeur des Services de Gestion salarié
Il reçoit ses instructions et ses directives du Président de l’Union et lui rend compte de ses actions.
Le personnel administratif et technique est placé sous son autorité. Il peut recevoir des délégations de signature du Président.

Sa mission
Le Directeur des Services de Gestion est en charge de la Direction, au quotidien, de l’entité USGT et de son personnel. Sa mission prioritaire réside dans l’optimisation du service rendu aux résidents ainsi que la bonne gestion de la structure USGT, le tout dans le respect de la législation et des textes en vigueur.

Il manage les équipes dont 2 cadres parfaitement formés et compétents (chef de service opérationnel, chef de service CFP et comptable).
Il est responsable des moyens en hommes, entreprises prestataires, matériels et fournitures dans le respect du budget voté.
Il fixe les objectifs de travail et les points de contrôle au personnel d’encadrement.

Il assure notamment :

L’organisation statutaire des Assemblées Générales et des autres réunions en respectant le formalisme requis par les textes :
- Assemblées Générales de l’Union ou AGU : mensuelles
- Assemblées Générales des syndicats de copropriétaires : annuelles ou extraordinaires
- Commissions statutaires

Les ordres du jour et les contenus de ces réunions sont préparés avec le Président de l’Union, et pour certains après l’accord de l’Assemblée Générale de l’Union.

Il en assure la préparation, notamment les projections (PowerPoint), le secrétariat de séance et la rédaction des PV/CR des réunions.

Le Directeur des Services de Gestion est garant du bon fonctionnement de l’ensemble des Services de Gestion, de leur coordination et de l’organisation du travail.

En relation permanente avec les Chefs de services, il assure :

1- Les relations avec :

Les Président-Syndics et les Vice-Présidents

Les autres relations avec :

Les Conseillers Syndicaux
Les copropriétaires, résidents et bailleurs, et les locataires
Les organismes publics et privés (impôts, assurances, concessionnaires, fournisseurs…

2- Le service CFP :

La gestion du personnel : suivi des congés, de la formation, des qualifications et des habitations, établissement des contrats de travail et des DUE, les réunions de concertation avec les représentants du personnel et les salariés
La gestion administrative et comptable : mise en place d’indicateurs (mensuels et trimestriels), de contrôle de gestion et leur suivi
La comptabilité et la finance : la proposition de budget, le suivi des dépenses et le contrôle de l’adéquation prévisions- réalisations

3- L e service opérationnel :

Le contrôle et le suivi des ouvrages réalisés par les salariés
La sécurité, l’accueil, le ménage et l’hygiène (ramassage des O.M.)
Les espaces verts
La maintenance et les travaux dans le Domaine, réunions avec :
- Les responsables des prestataires, bureaux d’études et entreprises
- Les réunions de mise au point des dossiers
- Les réunions de chantiers
- Les réunions de réception des ouvrages.

Dans le cadre de ses responsabilités, le Directeur des Services de Gestion a toute latitude pour étudier les problèmes qui peuvent se poser, entre autres, d’organisation, et sollicite ensuite les directives du Président de l’Union.

Il doit aussi anticiper sur des problèmes à venir (changement de la réglementation, adaptation nécessaire aux nouvelles normes, sécurité).
Il est en veille permanente et demeure force de proposition auprès du Président.